GoogleカレンダーでTODO管理

今日のネタは、

関西ライフハッキング祭り2009のライトニングトークにて発表した内容です。僕自身が、オリジナリティがひょっとしたらあるかも？とちょっとだけ思っている唯一のネタです。もうこれを話したらネタはないんですが、もういきなり奥義を公開して勝負にでます。


リストによるTODO管理の限界
僕自身が、スケジュールやTODO管理に関心をもちはじめたのは、大学教員になりたての1999年からです。当時はOutlookをメインに管理していました。左側にカレンダーで、右にTODOリスト。今でもよく目にする王道的なレイアウトです。スケジュールとTODOは密接な関係がありますから、両者を一覧できるこのレイアウトは重宝しました。このころから、スケジュールを電子化することに関心が高まりましたし、TODOをリスト化して潰していくことの楽しさを知りました。

しかし、年を重ね、職場をかわり、仕事の内容が増えてくると、このTODO管理スタイルは破綻します。まず、仕事が増えてくると、リストがずらずらと長くなってきます。一画面内でおさまらず、スクロールしないと全てを把握できなくなってきました。そして、リストを潰していくことの楽しさよりも、多過ぎることによるモチベーションの低下が勝るようになってきました。

そして何よりも一番の問題は、タスク消化のための時間的見積もりに何度も失敗することです。結果として、

• 何で今週はこんなに忙しいの？
• やろうとおもってたけど無理だ、、、時間的に余裕が全くない

という事態に陥ってしまうことが多々ありました。以前からリストでタスクの存在やその期限を把握していてもです。

その原因は、タスク遂行には期間とスケジュールが密接に関係しているという事です。タスクに対してただ単にプライオリティを設定するのは、限界があります。一言でプライオリティと言っても、時間的なものなのか、内容的なものなのか、といった違いがあるからです。前者については、遂行に時間を要するものなのか、緊急性をもつものかなどです。そして、実際にタスクを遂行する際には、見積もりより多くの時間を要することがしばしばあるという事です。例えば、3日程度の期間を要するタスクが存在したとしましょう。1週間後に期限が待ち構えています。はたしてこのタスクを今するべきでしょうか?その判断は、この1週間のスケジュールに関係してきます。しばしば，人は，１週間の余裕があると思いがちです．これは遠くの未来になるほど，たくさんの余裕があるように感じるようです．しかし，この１週間の間に，タスクを遂行する3日程度の空き時間が確保できるでしょうか?このタスク以外にやらなければいけないタスクはないのでしょうか?つまり、スケジュールによって、タスクのプライオリティは変わってくるのです。

GoogleカレンダーでTODOを管理する

そこでわたしの提案するのがこの方法です。RTMのようなリストで管理はしません。概要は以下のとおりです．

1. カレンダーは、2週間見開き表示にする
2. TODO用のカレンダーを用意する
3. TODOカレンダーはタスクとわかるような色にする（たとえば赤）
4. 終日スケジュールとしてTODOカレンダーにタスクを入力する
5. 複数の期間を要するタスクは、複数日時をまたがるようにする
6. タスク完了用のカレンダー（Logs）を用意する
7. タスク完了用のカレンダーの色は灰色系にする

タスクが完了したら、タスクを完了カレンダーに移動させます。なお、通常のスケジュール管理をしているカレンダーに追加する形をとってください。この方法は、スケジュールと一緒にすることに意味がありますので。

現在直面しているタスクを、どんどん書いていってください。多分1日の枠内におさまらないと思います。それらを今日やること、明日やること、来週やること、、、とGTDみたいに分散させて下さい。Googleカレンダーではそれらをドラッグアンドドロップで簡単に移動させることができます。まずはアバウトにタスクを書き込んで配置してきましょう．ある程度配置できたら、スケジュールをみて、それが遂行可能か見積もってください。無理だと思ったら、空いている日時を探してそこに移動させて下さい。空いている日が見つけるという作業の中で，すでにTODOタスクがスケジュールに密接に関係していることに気づくはずです。


上の図は，私のスケジュール画面です．ちょっとぼかしすぎて何が書いているかわかりませんが，真っ赤になっていますね．赤が多い日は，ちょっとヤバい日であることがわかります．また，いろいろカラフルになってますが，そのあたりはまた後日お話します．
タスクを遂行したら完了カレンダーに移動させることをお忘れなく。削除したいという人もいるかもしれませんが、あえて残す理由も後日お話しできたらと思います。

なお、この方法はMacのicalでも似たようなことができますが、これもやっぱりGoogleカレンダーの方がいい理由があります。これも後日お話します。

このネタを一日分で書き切ろうと思いましたが、いろいろ書けそうなので、複数にわけて取り上げたいと思います。

目標まで，あと，９８日分