GoogleカレンダーでTODO管理 ～TODOの気づきの存在としてのスケジュール・イベント～

もともとGoogleカレンダーネタでライフハックデビューをした僕ですが、その続きを全く書いてませんでした。これには実が極意があるのです。いちおうこの話は、１月の関西ライフハック 祭りのLTでもお話しした内容ですが、詳細をウェブに挙げて欲しいという要望を耳にしつつ、なかなか書く余裕もないまま、時間が過ぎてしまったところで す。ちょうど、mehori師匠がフランクリン手帳を捨て（Lifehacking.jp 記事参照）、完全デジタル派に向けて一歩進まれたことを記念して、その極意を紹介したいと思います。

僕の最初のGoogleカレンダーの記事をみていただくとわかりますが、カレンダーがカラフルですよね。これには意味があります。Googleカレンダが複 数のカレンダーを立ち上げることができるという点に着目して、カレンダーの種類を多くしています（以下の図）。



これらは次の３つに分類することができます。

・スケジュール　・・・　個人・他者のスケジュール
・TODO　・・・　タスクおよび完了タスク（Log）
・イベント　・・・　行事、期限

この３つの分類がポイントなのですが、その詳細を以下に書いていきましょう。ま ず、僕がこの方法を考え出した一番の目的は、題目にもあるようにTODO管理が主です。しかし、TODOを管理するためには、それ以外のスケジュールやイ ベントが密接に関係してくるというのが考え方の柱です。前回の記事でもスケジュールと密接に関係してくると書きましたが、今日の話はさらに「イベント」が 加わります。


TODO、スケジュール、イベントの定義とその関係
まず、TODOとは何か？ここでは、「TODO＝やること（タス ク）」とします。次にスケジュールです。「スケジュール＝自身が拘束されるイベント」とします。で、最後のイベント。「イベント＝スケジュールとしては扱 えないイベント（スケジュール未満のイベント）」です。これらの関係をTODO管理の視点から説明します。


TODOとスケジュールの関係
TODO をこなすには時間が必要です。現在あるTODOタスクの状況が、余裕のある状況なのかオーバーワークの状況なのか？これを判断するにはスケジュールの見積 もりが不可欠です。貴方の目の前に、締切り１週間前になったタスクがたった１つだけが残っている状況を考えてみましょう。どうやら２時間もあれば遂行でき そうです。これは楽勝でしょうか？もし、残り１週間のスケジュールがぎっしりで、２時間でさえ時間がとれないのだとしたら、、、、それはかなりやばい状況 ですね。このことから言えるのは、タスクの多さに関する評価は、ただ単にタスクの数ではなく、空き時間との関係を考慮しなければいけないということです。 スケジュールというのはTODO遂行の空き時間を見つける貴重な情報となります。

TODOとイベントの関係
僕はイベントとして 「期限」と「行事」の２つを載せています。まず、「期限」についですが、僕のGoogleカレンダーTODO管理法では、タスクの項目は、それを「いつや るのか」ということを意識して配置していきます。このやり方では、「いつまでにやらなければいけないのか？」というタスクの期限に気づきにくいという欠点 があります。そこで、eventとしてタスクの期限を挙げておくことにしました。これにより、今抱えているTODOのゴール（締切り）が視野に入りますの で、TODOの見積もり（配置）が妥当であるのか判断しやすくなります。
次に「行事」というのは、上記でも挙げましたように「スケジュール未満の イベント」です。これは意外と効果があり、自分と関係ないと思っていたイベントが、後から外的要因（または内的要因）により、スケジュール（自身が拘束さ れるイベント）に昇格することがあります。そこで、TODO遂行の妨げになる可能性のある要因として注意することができます。

TODOの気づきの存在としてのスケジュール・イベント
上 述では、TODO遂行をサポートする役割としてスケジュール・イベントを説明しましたが、もう１つ、「気づきの存在」として非常に重要な役割となっていま す。そもそもTODOタスクとは何か？これは決して無の状態からタスクが自然発生するのではありません。まず何かの「期限」や「行事」があるから、それに 向かって発生するものです。TODOを書き出そうとしたとき、無の状態からTODOを考え出すのはちょっと難しいと思います。そもそもTODOってのは 「さーて、なにやろうか？」と考えるものではなく、「えーと、今、なにやらないといけないんだっけ？」という風に、外的な要因が大きく関係しているはずで す。その外的要因とはイベントでありスケジュールです。GoogleカレンダーTODO管理法では、「明日、会議があるぞ」「学会の申込み締切りは来週末 だよ」、、、とカレンダーを見ればそれが語りかけてきます。そして、「あ、会議がある、、、ということは、そういえば、あの仕事を片付けておかなきゃいけ ないんだったな。」とか、「締切りは来週か、じゃあそろそろエントリーの準備をTODOにいれとかなきゃ」というふうに、TODOが産まれます。

私の本業の研究分野では、「アウェアネス（気づき）」と呼んで、人間の知的行動をサポートするシステムの手法として活用されています。この考え方で大切なのは、システムがその挙動により人間の行動をコントロールするのではなく、システムはあくまでも気づき提示する存在であり、その情報から人間自身がベストな判断を考え、行動していくということです。
TODO管理に話をあてはめれば、TODO管理だからといって、自分の抱えているタスクだけをひたすら入力していくだけでは、TODO自体を完全に管理するシステムを作りあげることはできないでしょう。目の前に出てくるタスクそのものに目を奪われるのではなく、スケジュールやイベントなどタスクの存在を気づかせる情報に目を向け、それも含めて管理していくことで、自身のTODOをうまくマネージできるのではないかな、、、そんな気がしてます。

そんなわけで、僕はGoogleカレンダーで、イベント項目を積極的に挙げるようにしてます。というより、まず先にイベントありきです。いつ、何があるのか？いつまでの仕事なのか？メール等で仕事がやってきたら、まずはイベントとして書き込みます。そして、あとからTODOの項目として、具体化して入力しています。この方法だとタスクの山に埋もれにくくなります。

以上、TODO管理にはスケジュール、イベントが密接に関係することをお話ししました。そして、Googleカレンダーがそれをサポートするベターなツールであること、、、皆さん、どうでしょうか？

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